home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / eims12.arc / EIMS.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-06-23  |  16KB  |  365 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                        E.I.M.S.
  6.                                      Version 1.2
  7.                      (Equipment Inventory & Maintenance Scheduler)
  8.  
  9.               This program maintains an equipment inventory, user defined
  10.          maintenance costs for each item, and scheduled maintenance for each
  11.          item.  Maintenance can be scheduled for almost anything needed.
  12.          Although based on time schedules, this can still be used for at
  13.          least checking other maintenance based systems.
  14.  
  15.               The program offers virtually unlimited record capacities.
  16.          It also uses auto lookup tables and scrolling record windows for
  17.          ease of use.  It will even blank your monitor screen after 10
  18.          minutes of inactivity to protect it from burn in.
  19.  
  20.               Depending on your particular needs, a quick check can be made
  21.          periodically to see what maintenance is due.  You will probably
  22.          want to print scheduled reports on a timely basis for this purpose.
  23.          A date prompt is provided so as to enter a later date if desired.
  24.          This gives the capability of planning a schedule for perhaps a week
  25.          or month ahead of time.  A display option is also available for
  26.          fast checks and maintenance updates.
  27.  
  28.               Although the program is primarily designed for scheduled
  29.          maintenance and costs, repairs can be maintained just as well.
  30.          Scheduled maintenance days have to be provided however.  To avoid
  31.          listing repair records in the scheduled maintenance reports and
  32.          displays, create separate records for this purpose.  You can enter
  33.          a large number of days such as 9999 which will create a future date
  34.          that will be meaningless for all practical purposes.
  35.  
  36.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  37.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  38.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  39.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  40.          below for further information concerning this file.
  41.  
  42.               Please read the following instructions before using, especially
  43.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  44.          Sample files are included for test purposes.  You may delete the
  45.          records when thru with them.  You can also copy the program file
  46.          EIMS.EXE only, it will create the necessary data files.  To start
  47.          the program, enter EIMS at the prompt.
  48.  
  49.              If you like the program, send 35.00 and you will be sent the
  50.          registered version of it.  If desired, you will have the option of
  51.          simply printing and reseting maintenance due using the last cost.
  52.          This eliminates the hassle of having to enter and post if the last
  53.          cost is sufficient for cost purposes.  You will also be able to
  54.          rebuild the index files should you ever have need of it.
  55.  
  56.              Your support is appreciated.  Comments are always welcome.
  57.  
  58.                                   I. J. Smith
  59.                               9795 Rustling Oaks
  60.                             Baton Rouge, La. 70818
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.               The program is straight forward with the following steps:
  72.  
  73.                  1.  Add Equipment records.          Main Menu option B
  74.                  2.  Add Maint descriptions           ''   ''    ''   D
  75.                  3.  Add eqpt Locations               ''   ''    ''   E
  76.                  4.  Add Maintenance records.         ''   ''    ''   C
  77.                  5.  Enter and process maintenance.   ''   ''    ''   A
  78.                  6.  Use reports as needed.           ''   ''    ''   F
  79.  
  80.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  81.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  82.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  83.  
  84.               Negative amounts can be entered with the minus key after the
  85.          amount.  To reverse a minus amount, use the plus key after the
  86.          amount.  These keys have the same affect as the Enter key.
  87.  
  88.                                FUNCTION KEY USAGE
  89.  
  90.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  91.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  92.        A description of the action will appear in this window such as
  93.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  94.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  95.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  96.        add records by being situated where you want to add the record...
  97.        thus the use of the INSert key.
  98.  
  99.                    KEY       FUNCTION
  100.                  -------     ---------------------------------------------
  101.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  102.                              automatically be inserted in proper position.
  103.  
  104.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  105.  
  106.                  ENTER       Used for changing highlighted record or for
  107.                              selections with auto lookups.
  108.  
  109.                  CTRL-ENTER  Used to process a data screen without having
  110.                              to step through each field.
  111.  
  112.                  ESC         Cancel or exit.
  113.  
  114.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  115.                              one at a time.
  116.  
  117.                  PgUp        Displays previous window of records.
  118.  
  119.                  PgDn        Displays next window of records.
  120.  
  121.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  122.  
  123.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  124.  
  125.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  126.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  127.                              program will highlight the nearest record found.
  128.                              These are located in the upper left corners of
  129.                              the record table windows.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  138.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  139.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  140.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  141.        press CTRL-ENTER and not have to step thru the fields.
  142.  
  143.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  144.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  145.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  146.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  147.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  148.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  149.        up for your choices.
  150.  
  151.                                   SCREEN BLANKER
  152.  
  153.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  154.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  155.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  156.         keys to refresh the screen display.
  157.  
  158.  
  159.         Main Menu option A   Maintenance Transactions
  160.  
  161.              Use this option to enter your routine maintenance costs.  A
  162.         menu will pop up for the options available.  Option A will display
  163.         the record table.  If there are no records then the program will
  164.         display the data entry window to start adding them, otherwise use
  165.         the keyboard keys as described above.
  166.  
  167.              Two reports can be printed for your records if desired.  The
  168.         report by reference could be useful to balance by invoice or dates.
  169.         Your needs will dictate their usage.
  170.  
  171.              Make sure you have printed required reports before choosing
  172.         the process entries option.  They will be deleted at that time.
  173.         When the transactions are posted, the costs are updated in the
  174.         maintenance cost records and the date is used to update the next
  175.         scheduled maintenance.
  176.  
  177.              Negative amounts can be entered by pressing the minus key
  178.         after the number entered.  If you enter a negative number and need
  179.         to reverse it, use the plus key after the number.
  180.  
  181.         NOTE:  If you prefer to use this program for scheduling only, see
  182.                Option G under the Report Menu below.  It will allow you to
  183.                bypass entering cost transactions and simply reschedule the
  184.                items due for maintenance.  You will not have the individual
  185.                dates to use for resheduling each item however.
  186.  
  187.  
  188.         Main Menu option B   Equipment File
  189.  
  190.              Use this option to enter your equipment information.  The
  191.         sample records and reports should be helpful in establishing your
  192.         file.  Records are kept in the order of the equipment number so a
  193.         well established numbering system will make it much easier for your
  194.         reports, etc.  You can use letters or numbers.  The way letters and
  195.         numbers are sorted however, you may want to use numbers only or
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.         only letters for the first few digits.  The use of letters for the
  204.         first few digits could be very useful for locating and grouping
  205.         like items.  Simply change or delete the sample records as needed.
  206.  
  207.              If you would like to maintain an inventory by location then
  208.         you will want to establish locations.  A file is provided for this
  209.         purpose.  This also allows you to print various reports by location
  210.         and you may find it useful for other purposes as well.
  211.  
  212.              A depreciation field is also provided for inventory values.
  213.         This can be useful to keep a current book value of the equipment.
  214.         It could also be used for actual appraised values and leave the book
  215.         values to your accountant.
  216.  
  217.  
  218.         Main Menu option C   Maintenance File
  219.  
  220.              This file contains the maintenance costs and dates for scheduled
  221.         maintenance reports.  This is a secondary file to the equipment file
  222.         described above.  You should first create your equipment records
  223.         before creating these maintenance records.
  224.  
  225.              Scheduled maintenance is projected from the last date the
  226.         maintenance was done plus the number of days entered for each needed
  227.         follow up.  Records must be established for each piece of equipment.
  228.         Use the description file to establish like costs since they will
  229.         allow you to run cost reports by their cost descriptions.
  230.  
  231.              Enter the number of days you want to schedule the item to appear
  232.         on the scheduled maintenance display or report.  As stated earlier,
  233.         if you do not want the item used for scheduling, enter 9999 days and
  234.         it will be scheduled well into the next century.  This can be useful
  235.         for repairs, fuel, or other purposes.
  236.  
  237.              The projected maintenance date is automatically incremented by
  238.         the dates used in the maintenance entries, or with option G of the
  239.         Report Menu as described below.
  240.  
  241.  
  242.         Main Menu option D   Description File
  243.  
  244.              Cost description records to be used in the maintenance records
  245.         described above.  These cost types are also used for costs by type
  246.         reports.  These cost types can be very useful for tracking the
  247.         various types of maintenance accomplished.
  248.  
  249.  
  250.         Main Menu option E   Locations
  251.  
  252.              Records used to maintain locations of equipment.  As stated
  253.         above, you may want to create descriptions to reflect both locations
  254.         and groups which allow for more selected reports.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.         Main Menu option E   Reports
  270.  
  271.  
  272.         Option A    This option will print a report of all the items due
  273.                     for maintenance.  You will be prompted for the date
  274.                     to use.  If you would like to schedule the maintenance
  275.                     a week ahead then simply enter the next week ending
  276.                     date for the report.
  277.  
  278.  
  279.         Option B    The display option will display the items scheduled
  280.                     for maintenance.  If you do not have many items needing
  281.                     maintenance, you may find this option more useful then
  282.                     printing the report above.  Since the record can be
  283.                     updated from this table, you may want to bypass the
  284.                     cost transactions and update the maintenance date and
  285.                     costs at this time rather then wait for invoices, etc.
  286.  
  287.  
  288.         Option C    This option will print a report of each equipment with
  289.                     detailed maintenance costs.
  290.  
  291.  
  292.         Option D    This option will print a report of each equipment with
  293.                     total maintenance costs only.
  294.  
  295.  
  296.         Option E    This option will print a report of each cost type with
  297.                     detailed equipment descriptions.
  298.  
  299.  
  300.         Option F    This option will print a summary report of each cost
  301.                     type.
  302.  
  303.  
  304.         Option G-L  These reports are primarily file listings for various
  305.                     record purposes.  Use as needed.
  306.  
  307.                                    - - - - - - -
  308.  
  309.                                   CONFIG.SYS file
  310.  
  311.             As stated above, the program will not work without a proper
  312.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  313.        code such as:
  314.                         files=24
  315.                         buffers=16
  316.  
  317.             You can use your editor to check for these lines of code.  The
  318.        numbers are not critical and can be less.  What's important is that
  319.        you have this file.  You can check for it's existence by simply
  320.        entering  TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  321.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  322.        file included with this application.  After it has been copied into
  323.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  324.        system for this file to take effect.
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.          ================================================================
  336.                                      DISCLAIMER
  337.          ----------------------------------------------------------------
  338.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  339.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  340.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  341.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  342.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  343.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  344.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  345.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  346.          ================================================================
  347.  
  348.          Other programs in this series by this author you may want to look
  349.          into:
  350.  
  351.             EASY INVENTORY        Stand alone business program, easily used
  352.                                   for "in house" purposes.
  353.  
  354.             SALES LOG             Sales entry, tracking, invoices...
  355.  
  356.             BID-BIZ               Power estimating.
  357.  
  358.             EASY QUOTE            Fast and easy product quoting.
  359.  
  360.             WYS-AR                Easy receivables, prints statements...
  361.  
  362.                                    - OTHERS -
  363.  
  364.  
  365.